Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem je společnost Apartmania Holding a.s., IČO: 11758414, DIČ: CZ11758414, se sídlem Trnitá 500/9, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod spisovou značkou B 8860 (dále jen „Správce“ nebo „my“).

• E-mail: info@apartmania.com
• Telefon: +420 725 089 396
• Datová schránka: 69cc9d4
• Poštovní adresa: Trnitá 500/9, 602 00 Brno
• Pověřenec pro ochranu osobních údajů: [k doplnění: zda Správce pověřence jmenoval, a pokud ano, jeho jméno a kontakt]

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah údajů záleží na tom, které služby používáte.

• Údaje o účtu: jméno, příjmení, e-mail, případně telefon a profilová fotka. Heslo neukládáme; v zabezpečené podobě ho spravuje přihlašovací služba Amazon Cognito.
• Údaje z ověření totožnosti: výsledek ověření a jeho důvod, identifikátor ověřovací relace a celá odpověď služby Veriff s rozhodnutím. Ta obsahuje údaje z dokladu — jméno a příjmení, datum narození, státní příslušnost, typ, číslo, zemi vydání a platnost dokladu a adresu — a technické údaje o ověření, například IP adresu zařízení. Podrobně to popisuje část 5.
• Údaje akcionáře: jméno, příjmení, adresa, počet akcií, majetkový účet pro evidenci cenných papírů (účastník a číslo účtu), hlasování na valné hromadě, dokumenty k vašemu účtu a záznamy o jejich podpisu včetně IP adresy.
• Bankovní spojení: název banky, IBAN, BIC, jméno majitele účtu a měna.
• Obchody na tržišti: nabídky k prodeji akcií, uzavřené obchody, pokyny k převodu akcií a případné spory a jejich řešení.
• Členství v APA Business Clubu a platby: stav a období členství, identifikátor zákazníka a předplatného v platební bráně, údaje o platbách (částka, měna, datum) a vystavené daňové doklady včetně fakturační adresy. Údaje platební karty zadáváte přímo platební bráně Stripe, my je nezískáváme ani neukládáme.
• Události a benefity klubu: přihlášky na události klubu a jejich stav a záznam o tom, které stories klubu jste zhlédli.
• Komunikace s podporou: obsah vašich požadavků a zpráv, včetně konverzace v chatu na webu.
• Přihlašování a zabezpečení: přihlašovací relace (IP adresa, prohlížeč nebo zařízení, čas poslední aktivity), nastavení dvoufázového ověření a přístupové klíče (passkeys), u kterých ukládáme jen veřejný klíč a název zařízení.
• Oznámení: identifikátor zařízení pro push notifikace (push token) a typ platformy, nastavení oznámení a historie oznámení ve vašem účtu.
• Technické údaje a hlášení chyb: záznamy serveru o požadavcích (IP adresa, čas, požadovaná adresa) a při pádu mobilní aplikace technický popis chyby, model zařízení a verze systému a aplikace, bez jména, e-mailu či jiného označení vašeho účtu.

3. Odkud údaje získáváme

• Přímo od vás při registraci, vyplnění profilu, bankovního nebo majetkového účtu a v komunikaci s námi.
• Od služby Veriff, která vám ověřuje totožnost (výsledek ověření a údaje z dokladu).
• Ze seznamu akcionářů, který nám jako emitentovi zaknihovaných akcií poskytuje Centrální depozitář cenných papírů, a.s. (jméno, adresa, počet akcií, majetkový účet a případné bankovní spojení pro výplatu dividend).
• Od platební brány Stripe (stav platby, fakturační adresa a údaje o platební transakci).
• Z vašeho zařízení při používání služeb (technické údaje, push token).

4. Účely a právní základy zpracování

U každého účelu uvádíme právní základ podle čl. 6 odst. 1 GDPR.

• Registrace, správa účtu a přihlašování: plnění smlouvy (písm. b).
• Ověření totožnosti: plnění právní povinnosti (písm. c), pokud nám ji ukládají předpisy proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, a oprávněný zájem na tom, aby portál a obchody s akciemi používaly jen ověřené osoby a aby se předešlo podvodům (písm. f). Porovnání vašeho obličeje s fotografií v dokladu je zpracování biometrických údajů a provádí ho Veriff na základě vašeho výslovného souhlasu uděleného při zahájení ověření (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR).
• Vedení údajů o akcionářích, valná hromada a dokumenty: plnění právních povinností akciové společnosti (písm. c) a plnění smlouvy (písm. b).
• Tržiště akcií mezi akcionáři: plnění smlouvy (písm. b).
• Členství v APA Business Clubu, platby, události a benefity: plnění smlouvy (písm. b).
• Ověření členství u partnera klubu, jehož benefit využíváte: oprávněný zájem na poskytnutí benefitu (písm. f).
• Účetnictví a daně: plnění právní povinnosti (písm. c).
• Zákaznická podpora: plnění smlouvy (písm. b) a oprávněný zájem na vyřízení vašich dotazů (písm. f).
• Oznámení o účtu, ověření, obchodech, hlasování, podpoře a obsahu klubu: plnění smlouvy (písm. b) a oprávněný zájem na informování uživatelů (písm. f). Push notifikace posíláme jen tehdy, když je v zařízení povolíte.
• Zabezpečení služeb, prevence zneužití a odstraňování chyb: oprávněný zájem (písm. f).
• Uplatnění a obhajoba právních nároků: oprávněný zájem (písm. f).

Obchodní sdělení vám bez vašeho souhlasu nezasíláme. Osobní údaje neprodáváme a nepoužíváme je k profilování pro reklamní účely.

5. Ověření totožnosti ve službě Veriff

Ověření totožnosti provádí naším jménem estonská společnost Veriff. V aplikaci nebo v prohlížeči vyfotíte doklad totožnosti a svůj obličej. Veriff posoudí pravost dokladu a porovná snímek vašeho obličeje s fotografií v dokladu — jde o zpracování biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby podle čl. 9 GDPR. Souhlas s tímto zpracováním udělujete před zahájením ověření; bez něj ověření proběhnout nemůže.

Fotografie dokladu a obličeje i záznam průběhu ověření zpracovává Veriff; do svých systémů je nepřebíráme. Od Veriffu dostáváme a ukládáme rozhodnutí o ověření (schváleno, zamítnuto, předáno ke kontrole) a jeho důvod, identifikátor ověřovací relace a celou odpověď s rozhodnutím, která obsahuje údaje z dokladu (jméno a příjmení, datum narození, státní příslušnost, typ, číslo, zemi vydání a platnost dokladu a adresu) a technické údaje o ověření, například IP adresu zařízení.

Po schválení doplníme jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost a adresu z dokladu do vašeho profilu, abyste je nemuseli vyplňovat ručně. Údaje v profilu si pak můžete upravit sami.

Vyhodnocení ověření probíhá automatizovaně ve službě Veriff. Sporné případy Veriff předává k ručnímu posouzení a rozhoduje o nich náš pracovník. Pokud s výsledkem nesouhlasíte, napište nám na info@apartmania.com a ověření posoudíme znovu.

6. Příjemci a zpracovatelé

Údaje zpřístupňujeme jen v rozsahu nezbytném pro daný účel. Zpracovatelé je smějí použít jen podle našich pokynů a jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů.

• Amazon Web Services (zpracovatel): provoz webu, aplikačního serveru a databáze, ukládání souborů (Amazon S3), přihlašovací služba Amazon Cognito a odesílání e-mailů (Amazon SES). Údaje jsou uložené v regionu eu-central-1, tedy v datovém centru ve Frankfurtu nad Mohanem (EU).
• Dodavatel vývoje a technické správy portálu a aplikací (zpracovatel): přístup k údajům jen v rozsahu nutném pro provoz a opravy; Česká republika (EU).
• Veriff (zpracovatel): ověření totožnosti včetně porovnání obličeje s fotografií v dokladu; Estonsko (EU).
• Stripe: platby za členství v APA Business Clubu (jméno, e-mail, fakturační adresa a údaje o platbě). Zpracování probíhá v EU (Irsko) s přístupem ze Spojených států; v rozsahu prevence podvodů a plnění svých zákonných povinností zpracovává Stripe údaje pro vlastní účely.
• ZaFakturujTo (zpracovatel): vystavení a odeslání daňových dokladů (jméno, e-mail, fakturační adresa, položka a částka); Česká republika (EU).
• Chatwoot (zpracovatel): chat zákaznické podpory na webu (identifikátor účtu, jméno, e-mail a obsah konverzace); [k doplnění: zda chat běží na vlastním serveru v EU, nebo v Chatwoot Cloud, a v jakém regionu].
• Expo (zpracovatel), Apple a Google: doručování push notifikací do mobilní aplikace (push token a text oznámení); Spojené státy, u Apple a Google i EU.
• Sentry (zpracovatel): hlášení pádů mobilní aplikace, bez údajů identifikujících uživatele; [k doplnění: region projektu — Evropská unie, nebo Spojené státy].
• Partner APA Business Clubu JFX: jméno, příjmení, e-mail a stav členství, aby mohl ověřit váš nárok na benefit; Česká republika (EU).
• Ostatní uživatelé: u nabídky na tržišti se zobrazuje jméno a příjmení prodávajícího; protistrana obchodu vidí vaše jméno a údaje majetkového účtu potřebné k převodu akcií.
• Orgány veřejné moci a poradci: soudy, orgány činné v trestním řízení, správci daně a další orgány, pokud to vyžaduje zákon; naši advokáti, účetní a auditoři vázaní povinností mlčenlivosti.

Přesné obchodní firmy a sídla jednotlivých zpracovatelů: [k doplnění: obchodní firmy, sídla a identifikační údaje právnických osob stojících za uvedenými službami].

Někteří poskytovatelé (zejména Stripe, Expo, Sentry, Apple a Google, případně Chatwoot) mohou údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech. Předání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-U.S. Data Privacy Framework), je-li příjemce certifikován, jinak na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Informace o těchto zárukách vám na požádání poskytneme.

7. Doba uchování

• Účet, profil a nastavení: po dobu existence účtu. Po jeho smazání údaje smažeme nebo anonymizujeme, pokud je nemusíme uchovat z důvodů uvedených níže.
• Údaje z ověření totožnosti: po dobu existence účtu a poté po dobu, kterou stanoví předpisy proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, pokud se na nás vztahují, jinak jen po dobu nezbytnou k ochraně našich právních nároků — [k doplnění: přesná doba podle posouzení povinností z AML předpisů].
• Údaje o akcionářích (včetně bankovního účtu pro výplatu dividend), hlasování a dokumenty valné hromady: po dobu stanovenou zákonem o obchodních korporacích a dalšími právními předpisy, i po smazání účtu v portálu.
• Faktury a údaje o platbách: po dobu stanovenou zákonem o účetnictví (10 let) a zákonem o dani z přidané hodnoty.
• Obchody na tržišti a spory: po dobu promlčecích lhůt pro nároky, které z nich mohou vzniknout.
• Komunikace s podporou: po dobu existence účtu, poté jen je-li to nutné k ochraně právních nároků — [k doplnění: nejzazší doba uchování konverzací chatu dohodnutá s obchodem].
• Záznamy o úkonech v portálu (auditní záznamy) a podepsané dokumenty: po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků, nejdéle po dobu promlčecích lhůt.
• Přihlašovací relace (IP adresa, zařízení): 30 dní od přihlášení.
• Push token: do odhlášení z aplikace, smazání účtu nebo do chvíle, kdy ho služba doručování označí za neplatný.
• Záznamy serveru: nejdéle 6 měsíců.
• Hlášení chyb: po omezenou dobu nutnou k odstranění chyb.
• Zálohy databáze: smazané údaje zmizí ze záloh jejich automatickým přepsáním, nejpozději do 14 dnů.

8. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• Přístup: můžete zjistit, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii (čl. 15 GDPR).
• Oprava: nepřesné údaje opravíme; část z nich můžete upravit sami v nastavení účtu (čl. 16 GDPR).
• Výmaz: údaje smažeme, pokud pro jejich zpracování nemáme jiný právní důvod (čl. 17 GDPR).
• Omezení zpracování: například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů (čl. 18 GDPR).
• Přenositelnost: údaje, které jste nám poskytli, vám předáme ve strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR).
• Námitka: proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21 GDPR).
• Odvolání souhlasu: kdykoli, bez vlivu na zpracování provedené před odvoláním (čl. 7 odst. 3 GDPR).
• Stížnost: u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Práva můžete uplatnit e-mailem na info@apartmania.com, datovou schránkou nebo dopisem na adresu sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Abychom údaje nevydali nepovolané osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

9. Cookies a údaje uložené ve vašem zařízení

Web používá jen technické cookies nezbytné pro přihlášení a bezpečný chod portálu. Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme a nepoužíváme ani nástroje pro měření návštěvnosti, proto k cookies nežádáme souhlas.

• apartmania_access_token — přihlášení, platnost přibližně 1 hodina.
• apartmania_refresh_token — obnovení přihlášení, 30 dní.
• apartmania_session_id — označení přihlašovací relace, 30 dní.
• apartmania_user — jméno, e-mail a role přihlášeného uživatele pro zobrazení portálu a chatu podpory, po dobu přihlášení.

V úložišti prohlížeče si pamatujeme, které stories klubu jste už viděli. Chat podpory (Chatwoot) ukládá vlastní technické cookies potřebné k zachování konverzace.

Mobilní aplikace ukládá přihlašovací tokeny do zabezpečeného úložiště zařízení. PIN pro odemknutí aplikace zůstává jen ve vašem zařízení. Odemknutí otiskem prstu nebo obličejem ověřuje operační systém zařízení, biometrické údaje z něj nezískáváme. Aplikace vás nesleduje napříč aplikacemi a weby jiných společností a nepoužívá reklamní identifikátory.

10. Smazání účtu

Účet můžete kdykoli smazat. Postup najdete na stránce Smazání účtu. Které údaje po smazání ještě uchováváme a proč, popisuje část 7.

11. Zabezpečení

Komunikace mezi vaším zařízením a službami je šifrovaná (HTTPS). Účet chrání heslo, volitelné dvoufázové ověření a přístupové klíče (passkeys), v mobilní aplikaci navíc PIN nebo biometrické odemknutí. K osobním údajům mají přístup jen oprávněné osoby v rozsahu nutném pro jejich práci.

12. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně služeb nebo zpracovatelů. Aktuální verze je vždy na této stránce. O podstatných změnách vás předem informujeme e-mailem nebo v aplikaci.

13. Účinnost

Tyto zásady jsou účinné ode dne jejich zveřejnění na této stránce.